U spis treba staviti potpisani sporazum, relevantnu verziju ugovora i sve priloge. Kod elektronskog potpisa sačuvajte potpisanu verziju, podatke o potpisu i identitet potpisnika. Ako potpisuje zastupnik, treba dokumentovati i njegovo ovlaštenje.
E-mail sa porukom „saglasni smo“ može objasniti pregovore, ali ne zamjenjuje uvijek ugovorenu formu ili potpuno poravnanje. S druge strane, kratak sporazum može biti dovoljan ako jasno navodi strane, ugovor, datum prestanka i bitne finansijske posljedice. To se ne može procijeniti bez stvarne komunikacije.
Sačuvajte i dokaze prijema, plaćanja, povrata i primopredaje. U sporu treba biti jasno koja je verzija prva dogovorena, da li su kasnije nastale izmjene i da li je ugovorena naknada ispunjena. § 915 ABGB može pomoći kod preostale nejasnoće, ali ne zamjenjuje pouzdanu dokumentaciju.