Die vorzeitige Lösung sollte inhaltlich eindeutig sein. Das Schreiben muss erkennen lassen, welches Vertragsverhältnis gemeint ist, wer als gesetzlicher Vertreter handelt und auf welchen konkreten Sachverhalt die Lösung gestützt wird. Eine bloße Mitteilung, dass der Spieler nicht mehr teilnehmen werde, lässt die rechtliche Erklärung und ihren Umfang offen.
Vor dem Versand sollten Vertrag, Nachträge und die Belege zum wichtigen Grund geordnet werden. Nachrichten, Kalender, medizinische oder sonstige sensible Unterlagen dürfen nicht unkontrolliert an mehrere Empfänger weitergeleitet werden. Für die erste Erklärung genügt es, den Sachverhalt so konkret zu bezeichnen, dass der Zusammenhang geprüft werden kann.
Der Zugang beim Vertragspartner ist gesondert zu dokumentieren. Bewahren Sie die versendete Fassung, den Versandweg, die Empfangsbestätigung und die Antwort auf. Wenn die Erklärung von mehreren Personen abgegeben oder genehmigt werden muss, sollten auch diese Zustimmungen gemeinsam mit der Erklärung archiviert werden.
Ob daneben vertragliche Fristen, Rückgabe- oder Abrechnungsfragen bestehen, hängt vom Vertrag und der tatsächlichen Durchführung ab. Die Erklärung nach § 171 ABGB sollte diese Folgefragen nicht unklar lassen, aber auch keine nicht geprüften Ansprüche anerkennen.